วิธีทำ Presentation อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ

ไม่ว่าจะเป็นช่วงวัยเรียนหรือทำงาน การพรีเซนงานคือสิ่งหนึ่งที่เชื่อว่าใครหลายคนหรือแทบจะทุกคนต้องเคยเมื่อตอนเรียนกันอยู่อย่างแน่นอน เช่นกันเมื่อโตขึ้นคุณภาพในการทำงานก็ต้องเพิ่มขึ้นด้วย หลายคนอาจลืมทักษะในส่วนนี้ไป สำหรับวันนี้มีเทคนิคในการทำ Presentation ที่รวดเร็วพร้อมใช้งานแต่ยังมีคุณภาพอย่างเต็มเปี่ยม มีอะไรบ้างมาดูกันเลย

1.หาประเด็นสำคัญ
หาประเด็นที่สำคัญที่สุดเพื่อนำเสนอ หากมีมากให้ตัดเหลือประมาณ 2-3 ประเด็น เพราะนักฟังส่วนใหญ่นั้นจะจดจำได้ดีใน 3 ประเด็นแรก

2.สร้าง Slide แรก และ Slide สุดท้ายก่อน
เริ่มจากการสร้างสไลด์ที่เรามีข้อมูลอยู่ก่อน และสไลด์สุดท้ายจบด้วยคำว่า "ขอบคุณ" จากนั้นทำการพิจารณาเนื้อหาต่างๆ ที่จะทำการใส่เข้าไปในสไลด์
• ปัญหา / การแก้ปัญหา
เริ่มจากปัญหาที่เกิดขึ้นและการแก้ปัญหา จะเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ทำให้เรานั้นได้ข้อสรุปอย่างรวดเร็ว หรืออาจเพิ่มหน้าสไลด์ที่เป็น FAQ (ถามตอบ) เพื่อให้ผู้รับฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอและเพิ่มประสิทธิภาพของการพรีเซนงานของเราให้ดียิ่งขึ้น
• เริ่มเรื่อง / กลางเรื่อง / จบเรื่อง
เพราะผู้ฟังมักจะชอบให้เราผู้นำเสนอเล่าเรื่องให้ฟัง เนื่องจากเป็นอีกหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจดจำ ซึ่งถือว่าเป็นอีกหนึ่งวิธีที่เหมาะในการนำไปใช้ประโยชน์ในเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันนี้ได้ อีกทั้งยังเป็นการช่วยให้เราสามารถฝึกฝนตัวเองได้ สวมบทบาทเป็นนักเล่าเรื่องที่มีจุดเริ่มต้น เนื้อหา และจุดสิ้นสุด สามารถนำไปใช้ได้ทุกการเล่าเรื่อง

การมีสามประเด็นจะช่วยให้เราสามารถทบทวนความจำกับตัวเอง และสามารถแบ่งประเด็นในการเล่าเรื่องให้ดีขึ้นได้อีกด้วย สำหรับรูปแบบที่ผู้ประกอบการทั้งหลายและนักนำเสนอหลายท่านได้นำไปใช้งาน นำเสนอการแข่งขันทางธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
- เกริ่นถึงปัญหา
- อธิบายถึงวิธีแก้ปัญหา
- อธิบายถึง การทำสิ่งนี้ (ที่กำลังทำอยู่)
- พูดเกี่ยวกับการแข่งขันการตลาดในตอนนี้
- พูดถึงเรื่องการเงิน
- ปิดท้ายด้วยการยกตัวอย่างการลงทุน

3.ใส่ข้อความน้อยๆ
การใส่ข้อความที่เป็นประเด็นหลักในสไลด์จะเพิ่มความน่าสนใจมากกว่าสไลด์ที่มีตัวหนังสือเยอะจนลายตา เพราะเรายังต้องมีการอธิบายเพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจ การนำเสนอนั้นอยู่ที่การพูดและไม่ได้อยู่บนตัวหนังสือทั้งหมดบนสไลด์ การใส่ตัวหนังสือที่เยอะเกินไปอาจทำให้ไม่น่าสนใจ ลดความสวยงามลงแล้ว อาจจะยังลดความน่าเชื่อถือในตัวเราลงไปได้อีก

4.ตัดทอนรายละเอียด
เพราะภาพที่เล็กเกินไป รวมกับตัวหนังสือที่เยอะเกินไป มักจะทำให้สไลด์นั้นดูไม่น่าอ่าน และลดความน่าสนใจลงไปอย่างมาก เราจงจำเป็นต้องออกจากกรอบเดิมในการออกแบบสไดล์ ลองเลือกตัดข้อความเอาแต่ใจความที่สำคัย และเพิ่มภาพให้ใหญ่ อีกทั้งยังต้องสวยงามและมีความน่าสนใจ และสอดคล้องกับข้อความที่เราใส่เข้าไปอีกด้วย

5.ให้เพื่อนร่วมงานช่วย Comment
บางครั้งผลงานของเราเมื่ออยู่กับเรา เราก็ต้องมองว่ามันดีและเพอร์เฟ็คที่สุดอยู่แล้ว เราควรให้เพื่อนร่วมงานช่วยดูและวิจารณ์ เพื่อให้ Presentation ของเราออกมาดูดีมากที่สุด อีกทั้งยังเป็นการช่วยตรวจแก้ไปในตัวอีกด้วย 

สิ่งหลักที่เรานเน้นในการทำ Presentation คือการนำประเด็นหลักออกมานำเสนอ ใช้ตัวอักษรให้น้อยที่สุด นั่นเป็นเพราะว่าเราจำเป็นต้องสร้างความเข้าใจในผลงานของเราด้วย เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพและความประทับใจในการนำเสนอที่เพิ่มขึ้น เรื่องเล็กน้อยที่ไม่เล็กที่เราได้กล่าวมาข้างต้น เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งที่เหล่านักพรีเซนงานทั้งหลายต้องรู้และศึกษาเอาไว้ด้วย เพื่อประโยชน์ต่อเราในอนาคต

ที่มา : infographic